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Termine im Griff dank SMS: Dentalsoftware ZaWin32®

Zahnarztpraxen versenden Ihre Termin-Erinnerungen und -Vereinbarungen seit über zehn Jahren per ASPSMS.

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung sowohl von medizinischen als auch administrativen Bereichen führen heute eine hohe Anzahl Zahnarztpraxen und zahnärztliche Kliniken das Terminbuch in elektronischer Form. Das ermöglicht dem Praxispersonal die Abläufe effizient zu planen und auftretende Lücken kurzfristig wieder zu schliessen.

No-Shows sind neben dem Ärgernis immer auch ein Kostenfaktor, den es möglichst zu eliminieren gilt

Da ja bekanntlich niemand allzu gerne zum Zahnarzt oder zur Dentalhygiene geht, ist das Problem des Nichterscheinens (No-Shows) ein andauerndes Problem. Dieses wurde mit der Einführung von elektronischen Terminierungssystemen denn auch transparenter und konnte damit genauer beziffert werden.

Nicht mehr wegzudenkende SMS-Funktionalität durch ASPSMS

Bereits vor über zehn Jahren wurde im Applikationsteil elektronisches Terminbuch der Software ZaWin32® die Funktion automatische Termin-Erinnerung implementiert. Das zuverlässige ASPSMS System eignete sich dafür bestens. Die Dentalsoftware ermöglicht dabei die Definition ob ein Patient überhaupt mit SMS kontaktiert werden darf.

Was zu Beginn bei den Anwendern eher als Marketing Gag verstanden wurde ist heute eine nicht mehr wegzudenkende Funktion.

Sobald die Mobil-Telefonnummer im System erfasst ist und beim Patienten die Erlaubnis zum SMS Versand abgeholt wurde stehen mehrere SMS-Kommunikationsmöglichkeiten zur Verfügung.

• Individuelle, persönliche Einmal-SMS
• SMS mit automatischer Termin-Erinnerung
• Einladung zur Termin-Vereinbarung per SMS für eine Zahnreinigung oder Kontrolle

Die erste Möglichkeit muss jeweils vom Anwender manuell erfasst und ausgelöst werden. Die übrigen Möglichkeiten sind automatisiert. Bei der Terminerinnerung kann über Parametersteuerung definiert werden wie viel im Voraus das SMS zugestellt werden soll. Zusätzlich steht eine individuelle Vorhaltezeitspanne zur Verfügung. Das ist speziell für Patienten welche chronisch zu spät kommen. D.h. der Patient wird um eine definierte Zeitspanne früher aufgeboten als er effektiv den Termin hat. Generell berücksichtigt das System auch Sperrzeiten in denen ein SMS nicht zugestellt werden darf. Das ist meistens die Zeit zwischen 21 und 6 Uhr. Selbstverständlich sind diese Sperrzeiten durch den Anwender parametrisierbar.

Hohe Akzeptanz und Wertschätzung

Bei der Einführung dieser Funktion im Jahr 2001 ist MARTIN Engineering davon ausgegangen, dass diese Dienstleistung insbesondere in den Städten und bei Jugendlichen / jungen Patienten genutzt werden wird. Die Praxis hat aber ein interessantes weit anderes Resultat ergeben. Die ersten SMS wurden in klassischen Landpraxen versendet. Erstaunlicherweise waren es durchaus gesetztere Jahrgänge die diesen Service als perfekte Dienstleistung bezeichneten und auch heute noch sehr schätzen.

Inzwischen ist die Terminerinnerung aus dem Praxisalltag nicht mehr wegzudenken. Die Patienten in allen Gebieten und in allen Altersklassen haben sich dermassen daran gewöhnt, dass heute bereits die Gefahr besteht einen Termin nicht mehr wahrzunehmen, wenn nicht vorgängig ein Erinnerungs-SMS gekommen ist.